2018年11月2日生效-宝博体育学院-宝博体育

有效11/2/2018

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最终的政策

2018年11月2日批准

政策的名字  间接成本分配与分配政策

政策范畴  学术事务                政策子范畴 资助及研究

负责的部门  控制器的办公室          保单批准人  总统

保单生效日期 06/XX/2018                           最后更新日期  05/xx/2018

下一次计划检讨日期  8                              策略适用于      整个校园

额外的权威/引用         联邦签署费率协议

 

 

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政策的目的

这一政策为经济复苏确立了指导方针, 分布, 利用外部资助的赠款偿还间接费用, 合同, 合作协议, 根据宾夕法尼亚州法典第4300条.94. Agency indirect costs and Code of Federal Regulations 2 CFR 200; Uniform 行政 Requirements, 成本原则, 联邦奖励的审计要求(2 CFR 200).

政策

背景及目的

Many grants allow for indirect costs (IDC; also known as 设施 and 行政 or F&A费用)由授予人. 本政策涵盖了将IDC纳入拨款提案的预期(联邦, 国家和私人), 以及从宝博体育学院的赠款和合同活动中获得的IDC资金的分配.

定义

间接成本(IDC):《宝博体育》第2版第200部分附录III将IDC定义为为共同或联合目标而发生的费用，因此不能轻易和具体地确定为特定的赞助项目, 教学活动, 或任何其他机构活动.  例如建筑物折旧等项目, 库费用, 空间, 公用事业公司, 工资, 会计, 以及其他教员研究支持服务, 学生服务. IDC费率是与联邦政府协商的，然后按直接成本的百分比应用于项目. 宝博体育与卫生与公众服务部(DHHS)之间的定期谈判协议确定了学院IDC报销的允许费率. 所有联邦补助金和合同的IDC费率是根据实际发生的费用和2 CFR 200中列出的标准计算的.

首席调查主任(PI)直接负责完成受资助项目的人, 指导研究或项目，并直接向资助机构报告. 这个人就是, 例如, 科学研究计划的首席科学家, 或者是奖学金获得者的奖学金提案.  一些提案可能有多个pi (co- pi)参与撰写和领导工作. 在提交建议书时, 其中一名pi必须被确定为负责完成项目并向资助机构报告的主要人员.  如下文所述，除非在提交建议书时指明，拨款将被平均分配.

F&成本: IDC有时被称为F&一个成本. “F”代表 设施 如设备折旧, 与某些建筑物有关的债务利息, 设备及资本改善, 与研究相关的运行维护费用, 以及图书馆费用.  “A”代表 行政 费用包括学院资助项目的管理费用, 人力资源活动，如招聘和评估资助人员, 学生管理和服务，当学生受雇于一个项目, 公用事业公司, 部门行政费用.

间接或行政成本/费用的最高允许金额:学院从部门收到的经批准的“间接成本率”. 或资助者指定的项目成本或工资金额的最高百分比.

将国际数据中心纳入拨款提案

宝博体育学院收集IDC后，最近谈判(4月1日, 2017)联邦间接成本率学院和大学费率协议(校园56.3%; Off Campus 16% MTDC).  该税率将于2021年6月1日到期.

所有提案都将按照赞助商允许的全部间接成本率进行预算, 除非资助和赞助项目主任以书面形式批准机构间接费用豁免.  当保荐人准则禁止IDC回收时，署长将自动批准此类书面豁免.

idc资金配置

宝博体育学院将使用100%回收的数据中心，以促进学院和教师的研究和学术努力, 根据适用的州和联邦法律. 资金按以下公式分配:

  • 负责拨款提案的内阁成员办公室:
    • 如果学术事务:教务长办公室和负责教师和/或员工发展的学术事务副校长- 35%
    • 如果是其他部门:负责员工和/或教师发展的副校长办公室- 35%
  • 教务长办公室和负责学术事务的副校长的匹配资金- 5%
  • 首席研究员(PI) - 15%
  • 部门/单位- 15%
  • 财务总监办公室，拨款会计- 20%
  • 金里奇图书馆- 10%

在同一拨款提案中涉及多个pi (co- pi)的情况下, 分配将被平均分配(e.g.，对于两个pi，每个都是7.5%).  同样，如果涉及多个部门，则idc将在各个部门之间平均分配.  如果pi和部门以书面形式同意，这种平等分配可以改变.  此书面并签署的协议必须在提案提交时提供给资助和赞助项目主任.

数据中心资金账户和数据中心资金在转业时的处置

收到IDC资金后(一般每年一次), 在每个资助年度结束时), 审计长办公室将拨出适当的款项至可自由支配的帐户, 教务长的两个全权账户(教师发展和配套资金), 每个部门/项目一个, 每位获得资助的PI或co-PI教员(详见IDC资金分配部分).

为部门, this discretionary account only holds IDC; unrestricted gifts or other discretionary funds would be allocated into a separate account.  除非学院处于极端的财政状况，系主任和教务长同意资金是预算的缓解, 部门资金是用来增加预算的，而不是用来减少预算的.

对于教员，IDC将存入教员的自由裁量帐户. 每位教员只能有一个这样的账户——每一名教员是PI或合作PI的补助金的idc将存入同一个教员自由支配账户.  自由支配账户中的资金一般会逐年结转, 除非是紧急情况, 在这种情况下，管理部门和帐户所有者将讨论如何最好地支持该机构.

教师pi将被允许访问他们自己的帐户，其中包含他们的IDC分配份额. 这些资金由指定帐户持有人直接管理，并受学院管理此类支出的政策和程序的约束. 按照本政策所列准则的帐户的具体支出可直接收取, 未经批准. 在本政策规定的指导方针之外，这些自由支配账户的具体支出必须由相应的副总裁书面批准. 根据宝博体育的说法 采购/付款的签字 政策(http://admin.jimgavin.net/afs/pdf/Approval-Signatures.pdf), 任何1000美元或以上的购买(无论是在本政策中概述的指导方针范围内还是之外)都必须得到相应的副总裁的批准.

如果项目负责人是教员，间接资金将随项目负责人变动部门. 如果PI是员工或行政员工, 如果他/她换了部门，间接资金将留在他/她所在的部门/部门/单位. 员工离开学院时, 任何未使用的可自由支配账户资金将滚到教务长或, 就工作人员而言, 给相关部门或副总裁.

idc使用指南

系/股和教职员工薪金所收取的间接费用份额，旨在支持教职员工的专业发展, 教师和学生的学术和创造性工作, 并加强未来的拨款获取. 除了, 加强部门或项目工作的战略举措可以而且应该得到IDC资金的支持. 其他可以使用IDC资金的例子如下:

  • 参加专业会议
  • 采购材料和用品
  • 购买与学术和创造性工作相关的设备
  • 研究、学术或创造性活动的支持
  • 支持学生研究
  • 为将来提交提案提供配套资金
  • 数据收集与分析
  • 对特定学术活动的专业咨询
  • 稿件出版费用
  • 专利费用和商业化
  • 后续提案提交的成本分摊

不使用IDC资金的例子如下:

  • 因个人原因旅行
  • 为班级或研究小组的庆祝活动购买食物

修改日志

2018年5月29日至2018年7月15日-由主计长办公室撰写并审查/修订政策草案, 机构与基金会关系, 教务长, 2018年8月-向专业委员会征求意见和修订

2018年9月-教师

October 2018 – minor revisions to respond to requests of the Faculty; to Cabinet, 谁建议在提交提案时对所有部门进行小的修订

2018年11月——最终批准