有效的10/2020

政策的名字	合同审查、批准和签署权限
政策范畴	整个校园
政策子范畴	学院授权签署人
保单批准人	内阁/董事会
负责部门负责人或副总裁	授权签署者
负责的部门	合同所有者/合同关系所有者
负责AVP或总监	受托人的数据
保单生效日期	N/A
最新修订日期	N/A
现行政策生效日期	10/17/2020
建议政策检讨日期	2021年10月17日内部评审
策略适用于	管理员
额外的权威/引用	参考:信息保留政策和合同程序

政策的目的

本文档为合同的评审、批准和执行提供指导原则.

BACKGROUND

鉴于宝博体育管理人员的角色以及对合同货物和服务的需求, 制定一项指导政策对所有相关人员的改善都是至关重要的. 工作流理解在过去几年没有正式编写.

定义

术语	定义
授权签署者	指定的高级管理人员已被董事会授予签字权，以代表该机构开展业务.
合同业主	合同所有人是提出对价合同的代表, 在合同是宝博体育模板的情况下, 业主将是Albright员工，他将合同分享给个人/独资经营者, 公司, 伙伴关系, 或有限责任公司
合同关系所有者	U在公司已提供合同的情况下, 合同所有者的角色落在了公司身上，而Albright请求者承担了合同关系所有者的角色.
利益冲突	涉及个人有利益或关系的情况, 包括可能被合理解释为影响其独立性的财务利益或个人或商业关系, 在代表机构作出或参与作出决定时，如该等决定将会或可能对他们有重大直接利益，则须作出无偏见的判断, 间接地或他们的家庭.
涉及个人	员工或志愿者, 以及他们的家庭成员, 可以作为一名官员的机构, 导演, 员工, 合作伙伴, 受托人, 与该机构有或即将有重大业务往来的机构的控股股东.
资金	在负责支付合同货物和/或服务的部门或部门内确定资金来源. 这应该在每年的预算中分配.
法律顾问	在某些合同中，需要咨询律师，如果在宾夕法尼亚州当地和州法律的情况下，保险审查机构与EIIA对合同语言有任何未修改的问题，则应进行审查
风险管理	预测, 识别, 在潜在问题发生之前评估和控制风险. 主要的风险类型有战略风险、合规风险、运营风险、财务风险和声誉风险.
供应商关系披露	由受保个人或由受保个人拥有10%或以上权益的企业披露. 受保个人的家庭成员或来自受保个人家庭成员拥有10%或以上权益的企业.

政策文本

目的:本文件规定了合同审查、批准和执行的指导原则.
一般注意事项和注意事项:
1. 资金:合同业主或合同关系业主必须确认双方启动的资金充足, 正在进行的费用, 每年的增长已经被确定和批准. 该信息应作为签名过程的一部分进行交流.
2. 学院使命及政策:合同必须符合宝博体育的核心价值观和使命，以及其他政策. 与此不一致的合同应提请部门内阁成员和负责财务和战略伙伴关系的副总裁注意.
3. 商业行为与利益冲突，供应商关系披露:所有合同均受欧布莱特商业行为和利益冲突政策的条款和条件以及供应商关系披露表的约束，以识别合同关系中的任何被覆盖个人.
4. 标准的协议. 宝博体育的风险管理人员有独立承包商和演讲者的学院模板, NDA协议, 还有财产租赁协议.
所有权:无论如何, 合同所有人或合同关系所有人应始终审查合同术语和合法性:
1. 协议期限/长度
2. 退出:注意那些允许我们有或无理由地退出安排的条款
3. 服务水平协议(sla):合同要求的服务和衡量是否提供合同服务的相关度量标准. 未能满足sla可能触发合同赔偿条款，并可能违反/偏离合同条款.
4. 提前离开协议或合同包含自动续签(应避免)的任何惩罚.
5. 排他性-供应商是否要求我们只从他们那里采购服务
6. 赔偿和保险部分，这需要EIIA审查
7. 管辖法律-应协商作为国家和国家的机构, 宾夕法尼亚州和伯克斯县.
  1. PA和Berks County的例外情况必须由财务和战略伙伴关系副总裁审查和批准
8. 数据、信息安全和所有信息隐私
  1. 需要与首席信息办公室合作，以确保对涉及系统和数据的协议进行审查.
  2. 大学标准附录-已经制定了信息安全的标准附录，并可能产生额外的标准附录. 合同所有人负责向供应商提供这些增编，以纳入有约束力的协议.
合同评审:一旦合同获得资金并处于全面执行的阶段, 将进行合同审查.
1. 下列需要审查的货物或服务合同:
  1. 房地产租赁合同:涉及租赁或购买房地产的合同
  2. 涉及使用学院设施的合同.
  3. 要求学院提供赔偿或保险的合同.
  4. 涉及使用学院知识产权的合约.
  5. 涉及高风险活动的合同.g. 校外服务行程).
  6. 学院提供校外教育项目的合同.
  7. 涉及一个或多个业主和一个或多个承包商的大型建筑和/或翻新工程的合同
2. 《宝博体育》. 合同所有者或合同关系所有者将合同分发给宝博体育的风险管理办公室负责人，以进行法律和保险限额审查. 通常需要5-7个工作日才能收到议付建议.
3. 法律顾问检讨 (当合同需要法律顾问审查时)
  1. 涉及100美元财务承诺的合同,合同总价值的000或更多必须由学院的法律顾问审查和批准其合法性.
  2. 欧布莱特有法律顾问提供的标准租赁协议用于简单的租赁安排.
4. 信息安全与隐私审查. 信息和数据安全是一个优先事项，它被处理和分类相应. 涉及受限或高度敏感数据交换的合同需要与数字战略和基础设施(DSI)的CIO协商，以确保数据处理的合规性. DSI将启动宝博体育的供应商信息安全审查程序. 审查过程通常需要5-7个工作日才能完成, 前提是合同供应商对文件和信息的要求作出回应.
合同批准: (按合同金额确定)
1. 校董会:3,000,000美元或以上.
2. 主席:25万美元或以上，但不超过300万美元
3. 负责财务和战略合作的副总裁, 负责学生和校园生活的高级副总裁、负责学术事务的高级副总裁和教务长批准合同总价值不超过250美元,000总财务承诺.
4. 所有内阁成员都有权签署价值低于10美元的合同,如果费用完全来自他们自己的部门预算.
5. 除上述外, 特定类型的合同需要以下书面批准:
  1. 教务长批准部门内的所有学术和酬金合同.
  2. 负责学生和校园生活的副校长批准所有SGA和学生组织的合同.
  3. 负责财务和战略合作的副总裁批准所有设施和房地产合同.
  4. 首席信息官批准所有涉及IT采购或服务的合同，以及所有涉及Albright和供应商之间交换数据的合同.
6. 除上述批准外:
  1. 所有合同价值10美元,000, 主计长办公室必须在核准的经营和/或资本预算范围内核查资金来源是否充足.
  2. 所有期限超过两年的合同必须得到财务和战略合作副总裁以及总统的批准.
签字权. 一旦审查和批准完成，合同签署开始，按照以下准则:
1. 总统签字权. 总裁的签字对所有董事会和总裁批准的合同均有效.
2. 正式总裁/副总裁签字授权. 经校董会授权, 学术事务, 学生与校园生活, 财务和战略伙伴关系副总裁, 和总统是宝博体育学院的签名机构. 这些官员有权签署任何合同, 需要董事会或总统批准的合同除外, 由上述参数定义.
3. 分区内阁领导人. 与审批流程保持一致, 所有内阁成员都有权签署价值低于10美元的合同,在一年的期限内支付1万美元, 如果费用完全来自他们自己的部门预算. (部门副总裁负责与业务和财务副总裁助理分享完整的执行副本, 谁负责保存所有已签署合同的纸质和电子副本.)
4. 设施. 所有设施合同, 不管是项还是值, 需要财务和战略合作副总裁签字. 建筑合同, 取决于指定的总量, 是否需要两名授权签字人的批准.
5. 人力资源. 人力资源总监可以签署工资信和雇佣合同, 只要得到副总裁的批准.
6. 其他:学院收取许可费、版税等的地方., 这样的合同必须由适当的内阁成员审查, 负责财务、战略伙伴关系和法律顾问的副总裁, 并且必须由主管财务和战略伙伴关系的副总裁签署.
传达完整执行的副本并保存记录. 最后签字人负责在当前财政年度内签订的合同和协议的中央存储库中共享已完全执行的文件. 记录应由所有数据管理员和数据受托人按照宝博体育的信息保留政策进行维护.

关联过程位置

合同批准和签署程序，草案03.24.2020

信息保留政策

修改日志

修订日期	重大变化 *(注:本单位内必须保留以前保单版本的电子副本, 部门, 或部门)*
10/17/2020	校董会会议-动议通过
10/12/2020	审计 & 风险委员会——动议通过
10/8/2020	财务委员会-动议通过

〇实施计划 仅供决策之用. 这将不会出现在发布到策略存储库的最终策略中.

实施计划可能包括一个时间表, 计划与校园的通讯, 以及实施该政策所需的必要培训.

决定, 仅供决策之用. 这将不会出现在发布到策略存储库的最终策略中.

政策草案检讨日期	10/17/2020
审查委员会/个人名称	校董会、财务委员会和审计委员会 & 风险委员会
批准日期	10/17/2020	备注:需要董事会批准
日期拒绝	单击或轻按，输入日期.	评论:
提交草案或需要进一步审查(提供意见，包括重新提交的计划)	单击或轻按，输入日期.	评论:

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