有效的1/2002
| 政策的名字: 支付政策组织资金请求 No.:有效日期: 2002年1月 修订日期:
推荐: 批准: |
政策:
在获得学生服务部门的批准后，活动方可进行, 学院的政策是根据学生组织筹集的资金和预算向赞助学院相关活动的学生组织支付资金.
目的:
提供一份表格，以批准拨款予赞助学院相关活动的学生团体, 学生服务中心批准的课程.
过程:
当学生组织被批准在学院举办活动时, 组织代表应填写《宝博体育》，以支付活动费用给供应商. 此表格可在校园服务台领取.
请按下列方式填妥申请表格副本:
- 说明如何付款.
现金预支(金额低于50美元)立即支付.
•每场活动只允许预支一次现金.
•主计长办公室需要10天来处理预支支票. - 机构名称、费用金额及缴费账号.
- Vendor Information and purpose of the event; attach supporting documentation.
- 负责该活动的组织官员签字.
•可以理解为, 如果要求的金额在该组织的帐户中不可用, 费用将直接记入签署此表格的学生的账户.
•对于SGA帐户, 如果SGA账户中没有可用的资金, 它将从SGA总账户中提取.
•组织负责人签名必须是接受报销的人以外的人, 即机构主任不能自行签收发还款项. - 顾问批准签名.
•此时此刻, 该表格应提交到校园服务台保存在一个文件，以便进一步签署. SGA主席/财务主管和学生服务代表将定期审查文件，签署适当的表格. - 所有SGA活动需要SGA总裁/财务主管签字.
- 所有活动均需学生服务代表签字批准.
- 当学生组织代表看到表格上有所有适当的签名和支持文件(发票), 收据, 合同, 备忘录), 申请人须将填妥的表格及附件送交总监办事处处理.
- 副本:
•带附件的白色副本/原件应送至财务总监办公室处理.
•学生组织应保存黄色副本和支持文件的副本.
•SGA应将粉色副本与支持文件副本一起保存. - 财务主任办公室将进行审查，表明其核可，并签发现金或支票付款.
- 在所有情况下, 付款是免税的，宝博体育的销售税识别号码75-07388-0将提供给供应商.
有关此政策/程序的任何问题，请致电7759，向应付帐款助理财务总监咨询.