有效的12/2017
信息保留政策
内容
定义和政策制定过程
“信息” 就本文件而言，是指任何有形的(纸张、电子、照片等).)或无形(应用程序中的数字记录、云存储、共享驱动器等).)反映大学教育和商业交易的记录，不论其格式(纸张), 电子, 摄影, 等.). 这包括学生, 行政, 金融, 以及法律和其他类型的信息收集, 由学院储存和使用. 除非本政策另有明确规定, 电子和数字记录的长期维护和处置应按照与纸质记录相同的时间表进行.
宝博体育学院已经确定，记录可以包含三类不同的数据:公共数据, 限制, 高度敏感. 管理数据管理和访问策略详细介绍了这些分类, 数据管理, 指南和学院的数据分类标准，以及数据管理员的完整列表.
本政策基于马里兰大学的信息保留政策, 爱荷华大学, 马萨诸塞大学, 康奈尔大学. 宝博体育还研究了EDUCAUSE资源，以确定它们存在的最佳实践.
政策
储存存档，纸质记录
所有有效的和永久的纸质记录都应在各自的行动地区存档. 所有现有的有关储存和保护官方宝博体育记录的安全协议都应严格遵守. 具体来说，归档后的纸质记录应存储在适当的文件存储箱中(例如.g. Bankers Box or paper box; click here for other examples) within a locked room or within a locked filing cabinet for the timeframes specified in this policy. 储物箱或橱柜抽屉应清楚地贴上记录的简短描述和记录所涵盖的时间范围的标签, e.g. “2017-18年度应付账款记录.“纸质记录不应保存在塑料袋中. 应每年向数据受托人提供所有存储记录的日志，包括任何通过适当销毁而添加或删除的记录.
销毁及处置程序
当所需的保留期到期时, 负责部门将启动记录销毁和处理程序. 销毁记录应由负责办公室的数据受托人授权. 所有电子记录应在与信息技术服务部门协商后，按照既定的数据删除程序销毁. 所有构成受限制或高度敏感数据记录的纸质记录，应在与数据受托人和设施服务部门协商后，以高质量撕碎方式销毁 & 操作.
诉讼保留记录
与任何调查有关的信息, 法律行动或程序, 诉讼, 审计, 或者，即使记录规定的保存期限或处置日期已过，仍不应销毁正在进行的程序审查. 在诉讼或行政机关索赔合理可能发生的情况下, 宝博体育学院将采取一切适当的措施提起诉讼，保留所有相关记录，以便保存这些信息. 如果您认为已发生的事件有合理可能导致诉讼/其他索赔, 请立即通知有关的数据受托人及数据主管，以确保所有相关记录得以保存. 也请联系行政和金融服务副总裁，以便咨询法律顾问. 根据本政策中讨论的程序，不应销毁涉及诉讼的记录. 像这样, 在诉讼开始时暂停, 这些记录必须立即与其他记录隔离，这样它们就不会受到任何常规记录清洗的影响. 这对于电子邮件或其他电子文档尤其重要.
执行
在确定, 来自每个区域的数据管理员, 与数据受托人协商后，负责确保本政策的遵守. 当上面引用的数据访问策略没有标识数据管理员时, 信息保留政策确定了适当的办公室.
宝博体育学院的员工有责任理解并遵守学院的所有政策和程序, 包括但不限于行政数据管理和访问政策. 这些方针包括保护和保存质量的要求, 管理数据记录的完整性和保密性, 以及对管理数据和其他Albright技术资源的逻辑访问控制. 数据分类标准, 如行政数据管理和访问政策中所述, 必须严格遵守吗.
资料保留/销毁/存档时间表:
财务资料(财务总监办公室)
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 年度审计报告和财务报表 | 永久 |
| 年度审核记录 | 7年 |
| 预算信息，包括预测 | 7年 |
| 包括发票在内的应收账款 | 7年 |
| 应付帐款(包括发票) | 7年 |
| 学生帐目、帐单及通讯记录 | 7年 |
| 银行对账单，银行对账单，存款和支票信息 | 7年 |
| 总帐，包括日记账分录和支持文件 | 7年 |
| 捐赠协议及相关捐赠文件 | 永久 |
| 投资交易记录 | 7年 |
| 商业信函 | 保留3年，然后复查 |
人力资源数据
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 人员 | 聘用终止后最少3年至最多7年，或直至最后处理指控或诉讼(如适用) |
| 申请，简历，选择和招聘 | 在创建/收到文件或聘用决定后至少1年 |
| 终止 | 7年 |
| 时间卡 | 3年 |
| 集体谈判协议 | 7年 |
| 表格i - 9 | 聘用日期后3年或终止日期后1年，以较晚者为准 |
| 员工背景调查 | 自背景调查之日起6年 |
| 失业保险 | 4年 |
| 工资及工时记录 | 建议保留期限为工作年限加5年 |
| 员工手册 | 永久 |
| 员工福利计划 | 永久 |
| ERISA计划文件 | 6年 |
| 休假记录 | 3年 |
| 眼镜蛇 | 建议自登记之日起6年 |
| 税 | 自应缴税款之日起至少4年 |
| OSHA 300日志(日志，年度摘要，OSHA事故报表) | 相应历年结束后5年 |
学生、学业资料
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 学术行为(开除等.) | 毕业日期或最后一次出席日期起计5年 |
| 违反学术诚信规范:(及相关案件档案) | 永久 |
| 学习成绩(包括叙述评估、能力评估等.) | 永久 |
| 课程变更文件(续. Ed.、暑期、校外学习) | 自入学之日起5年 |
| 更改职系文件 | 永久 |
| 更改学生证号码 | 永久 |
| 班级名单(正本) | 永久同意释放个人身份 |
| 资料(或保密要求) | 保留到下学年 |
| 课程 | 永久 |
| 课程变更授权 | 毕业日期或最后一次出席日期起计5年 |
| 纪律记录(违规调查结果及相关案件档案) | 处以留校察看、停学或开除学籍者为永久 |
| 注册验证 | 自入学之日起1年 |
| 成绩表 | 永久 |
| 毕业名单 | 永久 |
| 持有或留置授权 | 之前发布的 |
| 名称更改 | 永久 |
| 原始成绩表 | 永久 |
| 学生课程表 | 毕业日期或最后到校日期起计1年 |
| 学生登记表 | 注册后1年 |
| 学期报告 | 5-7年，取决于学校 |
| 成绩单 | Permanen |
| 记录请求 | 提交日期起计1年 |
| 转移信用评估 | 毕业后5年 |
| 资深管理证书 | 毕业日期或最后一次出席日期起计5年 |
| 提款授权/休假 | 2年 |
| 未入学的申请人的录取文件 | 由申请期限开始日期起计2年 |
| 大学预修课程记录 | 毕业日期或最后到校日期起计5年 |
| 推荐信 | 直到入学日期为止 |
| 招聘材料 | 截止报名日期 |
| 实习证书 | 截止报名日期 |
| 户口变更文件(非居民转居民) | 毕业日期或最后一次出席日期起计5年 |
| 学生放弃存取权 | 直到毕业或最后到校日期为止 |
| 成绩单(高中和其他大学) | 毕业或到校日期起计5年 |
| 国际学生表格(签证文件，等).) | 5年 |
| 学位，年级，入学率，种族/民族统计 | 永久 |
| 课程时间表(院校) | 永久 |
| 状态报告 | 永久 |
| 目录 | 永久 |
| 毕业典礼程序 | 永久 |
| 学生辅导记录 | 7年 |
| 健康中心记录 | 7年 |
学术人员(教务长办公室)
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 学术查册记录 | 和HR一样 |
| 年度利益冲突披露声明 | 3年 |
| 不满 | No cause findings: 3年 from determination; cause findings: 永久 |
| 人事档案，聘任书，表格 | 和HR一样 |
| 终身教职或晋升档案 | 如果批准，3年. 如被拒绝聘任，聘期结束后3年 |
| 受托人宝博体育学术事务的决定 | 永久 |
升学/校友资料
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 校友记录 | 永久 |
| 捐赠及捐赠记录 | 永久保存电子纪录 |
| 艺术的礼物 | 永久 |
| 捐赠协议原件(由总统和捐赠者签署) | 永久 |
| 礼品信原件(其他均可) | 永久 |
| 计划礼物(信托、生活收入、协议、年金)房地产礼物 | 永久 |
资助资料(教务、进项及总监办公室)
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 原拨款计划 | 永久 |
| 授予协议及后续修改 | 资助结束后7年 |
| 所有正式信函，包括要求的irs -承让人信函 | 资助结束后7年 |
| 最终拨款报告，包括财务和叙述 | 资助结束后7年 |
| 所有配套的支持文档 | 资助结束后7年 |
设施及物业记录
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 建设 | |
| 竣工图纸 | 建筑寿命加10年 |
| 合同和协议 | 到期后7年 |
| 环境卫生 & 安全 | |
| 员工接触化学或生物的记录 | 工作年限加30年 |
| 除健康保险索赔记录和急救记录外的雇员医疗记录 | 工作年限加30年 |
| 材料安全数据表和/或化学品清单 | 30年 |
| 员工呼吸器医疗评估 | 工作年限加30年 |
| OSHA安全培训记录 | 自培训之日起3年 |
| 疏散演练记录 | 5年 |
| 消防系统记录 | 5年 |
| 通风柜测试记录 | 3年 |
| 危险废物处置清单/报告 | 3年 |
| 便携式灭火器培训记录 | 3年 |
| 辐射剂量报告 | 永久 |
| 辐射安全培训记录 | 3年 |
| 放射性材料许可证 & 安全委员会报告 | 永久 |
| 放射性物质接收/库存记录 | 3年 |
| 不动产 | |
| Documents for 租赁, 许可证, construction Contracts, other temporary contracts <$50K | 租赁期满或合同期满后6年 |
| 房契, 地役权, 许可证, 通行权, 租赁, 优先购买权, 剩余利益, 抵押贷款 | 永久 |
| 产权保险单 | 财产处置后10年 |
专利和商标
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 已签署的发明公开表原件 | 永久 |
| 已签署的美国专利商标局转让表格正本 | 永久 |
| 原件、专利 | 永久 |
| U.S. 专利/申请函件 | 永久 |
| U.S. 专利/申请文件 | 自签发弃单后1年 |
| 国外专利/申请相关工作论文 | 永久 |
| 原注册商标 | 永久 |
| 商标相关工作文件 | 永久 |
| 已签署的许可协议正本 | 永久 |
| 与授权协议相关的工作文件 | 协议期满或终止后7年 |
| 皇室的记录 | 技术/专利或商标寿命加7年 |
保险单、索赔信息和其他风险管理数据
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 所有保险单(责任、财产等.) | 永久 |
| 保险证明，赔偿协议，保持无害协议，合同 | 协议期满后7年 |
| 事故报告-伤害/攻击 | 永久 |
| 事故报告-所有其他报告 | 报告日期后7年，除非有索赔 |
| 索赔信息 | 永久 |
公共安全数据
| 记录类型 | 建议保留 |
|---|---|
| 事故报告 | 7年 |
| 犯罪报告 | 7年 |
| 财产损失报告 | 7年 |
| 豁免及豁免 | 7年 |
| 司机的认证 | Employees = 7年; students = 7年 from date of graduation or withdrawal date |
当所需的保留期到期时, 负责部门将启动记录销毁和处理程序. 销毁记录应由负责办公室的数据受托人授权. 所有电子记录应在与信息技术服务部门协商后销毁. 所有构成受限制或高度敏感数据记录的纸质记录均应以高质量撕碎方式销毁.
与任何调查有关的信息, 法律行动或程序, 诉讼, 审计, 或者，即使记录规定的保存期限或处置日期已过，仍不应销毁正在进行的程序审查.
所有有效的和永久的纸质记录都应在各自的行动地区存档. 所有现有的有关储存和保护官方宝博体育记录的安全协议都应严格遵守.
执行
在确定, 来自每个区域的数据管理员, 与数据受托人协商后，负责确保本政策的遵守. 当上面引用的数据访问策略没有标识数据管理员时, 信息保留政策确定了适当的办公室.
宝博体育学院的员工有责任理解并遵守学院的所有政策和程序, 包括但不限于行政数据管理和访问政策. 这些方针包括保护和保存质量的要求, 管理数据记录的完整性和保密性, 以及对管理数据和其他Albright技术资源的逻辑访问控制. 数据分类标准, 如行政数据管理和访问政策中所述, 必须严格遵守吗.