有效的08/2021

政策的名字

灵活的工作安排和远程办公政策

政策范畴

人力资源

保单批准人

高级副总裁

Responsible Division Head or VP

负责学生和校园生活的高级副总裁 & 首席卫生主任

负责的部门

人力资源

Responsible AVP or Director

Director of 人力资源

保单生效日期

1/1/2021

Last Known Revision Date

1/1/2021

Current Policy Effective Date

8/1/2021

Recommended Policy Review Date

7/1/2023

策略适用于

所有员工

Additional 权威/References

业务费用报销政策，保密政策， Information Retention Policy, 可接受使用政策, 管理数据管理和访问策略

学院允许灵活的工作安排，以认识到员工多样化和不断变化的个人需求, 在教职员工遇到工作/生活问题时给予支持, 并作为一种促进生产力和提高效率的手段, 工作满意度, and staff recruitment and retention.  灵活的工作安排对每个员工来说都是不同的，包括早一点或晚一点开始或结束一天的工作，或者每周有一部分时间远程工作.

远程办公是一种灵活的工作安排形式，允许员工在家工作, 在路上(当有安全网络时), or in a satellite location.  远程办公因员工个人情况的不同而有所不同.  可以是非正式的, 比如在家做短期项目, during a college designated closure, 疾病, 流感大流行, or on the road during business travel.  它也可以是一个正式的，设定好的离开办公室工作的时间表.  员工或主管都可以建议远程工作作为一种可能的工作安排.

术语

定义

Flexible Work Arrangement

允许员工在五天工作周的非标准时间按标准时间工作的工作时间表, 或者在工作周的一部分时间远程办公, 同时满足学院教职员职位的要求，并在学院的标准办公时间内保持适当的服务水平.

远程办公

一种灵活的工作安排形式, 其中一些工作是在校外工作地点进行的, 比如家里或家附近的办公场所. 沟通可以通过几种方式之一，如电话或电脑.

灵活的工作安排允许灵活的到达，离开和/或午餐时间.  弹性工作安排不会改变工作人员在实施弹性工作安排前的每周工作时数或每周工作天数.  因为每个部门的业务需求和服务各不相同, 并非每个职位或部门都能参与弹性工作制.

学院认为，当员工和工作都适合这种安排时，远程工作是一种可行的灵活工作安排形式. 远程办公可能适合某些员工和工作，但不适合其他人.  作为一个住宿校园，没有员工应该100%的时间都在远程办公.  任何要求包括远程办公在内的灵活工作安排的员工，每周正常工作时间的至少60%必须在校园. 在部门经理和内阁成员的批准下，个人可以有60/40规则的例外. 被允许远程办公超过60/40规则的员工将被要求在主管的要求下安排在校园参加特定的会议和活动，无论是否有远程办公安排.

对于那些不允许远程办公或使用灵活工作安排的职位, 根据《宝博体育》(ADAAA)，如果员工因符合条件的残疾而需要合理的住宿，则应通知人力资源部。.

TELEWORKING is not an entitlement; it is not a college-wide benefit, and it in no way changes the terms, 条件, 或被宝博体育雇佣.  远程工作的员工必须继续遵守所有联邦法规, 状态, 当地的, 大学政策, 就像他们在校园里工作一样，必须遵守学院的可接受使用政策和行政数据管理和访问政策, 可参阅本政策的附加权限/参考部分.

拥有灵活工作安排或批准远程工作时间表的员工的经理必须确保他们的部门在周一至周五的上午8:30至下午4:30的学院核心业务时间内有校园覆盖，并必须确保他们的员工遵守学院的可接受使用政策和行政数据管理和访问政策, 可参阅本政策的附加权限/参考部分.

B.     资格

FLEXIBLE WORK ARRANGEMENT or TELEWORK

个人要求非正式灵活的工作安排或偶尔远程办公, due to inclement weather, 特殊项目, 或遇有其他紧急情况而书院不关闭, 必须被认为表现良好，不被归类为必要人员或紧急必要人员, as per the 员工 handbook.  这些临时安排只在有需要时批准, 不期望继续下去, and will not exceed 90 days, except in emergency situations.

经理和员工必须就工作天数达成一致, 次, 以及在要求的弹性工作日或远程工作时间内完成的工作.  员工应填写一份灵活工作安排/远程工作请求和协议表格，并由主管批准.  根据个人情况，可能需要其他文件.  员工应遵守安全规定, 安全, 依赖护理, 本政策规定了出勤和时间跟踪要求.

长期/正式灵活的工作安排或远程办公-

申请超过90天的正式灵活工作安排或远程工作安排的个人必须在宝博体育学院连续工作至少90天, 定期就业，并必须有令人满意的业绩评级的介绍性绩效考核.  90天的服务要求可以被免除, 如果该员工是新受雇到一个被认为立即符合TELEWORK条件的角色.  由于宝博体育学院的主要业务是作为一个住宿学院的校园, 员工通常不允许远程办公超过每周正常工作时间的40%, 为了确保为我们的校园社区提供优质的服务.

在签订任何长期弹性工作安排或远程工作安排前, the 员工 and manager, 在人力资源的协助下, 金融, and payroll 部门s, 以及各部门内阁成员的同意, 是否会评估这样的安排是否合适, reviewing the following areas:

•员工适合性:员工和经理将评估员工的需求和工作习惯, 与通常认为适合远程办公的人的特征相比.

•工作职责:员工和经理将讨论工作职责，并决定该工作是否适合远程办公.

·       Departmental considerations/staffing levels during core business hours; all 部门s must have on-campus staff during core business hours and all 部门s must demonstrate commitment to the College’s main business as a residential college campus community.

•      Equipment needs, 工作空间设计考虑因素和调度问题:员工和经理将审查物理工作空间需求和远程办公的适当位置. 经理确保其员工遵守学院的可接受使用政策和行政数据管理和访问政策, 可参阅本政策的附加权限/参考部分.

•员工应在家中为工作目的建立适当的工作环境.  除了, 该员工将负责提供高速互联网接入安全, 私有网络, 还可以连接到学院的VPN，以增加一层安全.  宝博体育学院将不负责与建立员工家庭办公室相关的费用, 比如重塑, 家具或照明, 互联网接入, 电话服务, 或对家庭办公空间进行维修或改造, 或其他费用，如水电费或清洁.

•税务管辖关系:因为所有员工都被要求在校园度过至少60%的工作时间, 征税中心将是主校区(或SPS站点之一).  即使60/40规则有例外, 学院的期望是所有的员工, 无论他们住在哪里，每周至少要来一次校园, 满足州和地方税务联系要求.

If the 员工 and manager agree, 部门内阁成员以及人力资源和工资部门都同意, 员工必须提交一份长期灵活工作安排/远程工作请求和协议，并获得各方批准, 三个月的试用期将开始.  如果经理不同意这种安排, 可以向分区内阁成员提出上诉.

对90天远程办公试用期的评估将包括员工和经理之间定期通过电话和电子邮件进行交流，讨论工作进展和问题. At the end of the trial period, 员工和经理将会面讨论现有的安排，并为继续工作提出建议, 解散, 或修改.

任何正式, 长期的灵活工作安排或远程工作安排可以在任何时候根据员工或学院的要求随意终止. 将尽一切努力提供30天的通知，这样的变化，以适应通勤, 照顾孩子, 以及因终止弹性工作安排/远程工作安排而可能产生的其他问题. 然而，在某些情况下，可能没有通知.

作为讨论过程的一部分，员工和主管之间将商定适当程度的沟通，在试用期间将更加正式. After conclusion of the trial period, 经理和远程办公人员的沟通水平和频率将与工作和相关人员相适应.  远程办公的员工可能不需要其他员工, 供应商, 或者让学生们在自己家开会.  If an in-person meeting is required, 会议应该在校园里进行，或者在一个典型的会议地点进行.

C.    权威

主管有权制定灵活的工作或远程工作安排，并鼓励认真考虑所有合理的要求, both temporary and long-term. 然而, 只有在符合学院最大利益的情况下，才应批准有关安排.  还需要得到部门内阁成员、人力资源和工资的额外批准.

D.    Equipment for 远程办公ers

一般, 学院部门的职位分配了一个“标准计算机设置”来支持该职位的工作职责.  因为所有员工都被要求每周至少有60%的工作时间在校园, 所有设备应留在办公室, 除了用于移动的设备(i.e. 笔记本电脑，平板电脑)和员工负责安全运输这些移动物品.  学院不会发放员工办公室所需以外的额外设备.  很少, and on a case-by-case basis, 得到了分区内阁成员的批准, 学院可提供某些特殊远程工作安排所需的专门设备.  该部门必须为设备提供预算来源, 学院将订购符合欧布莱特标准规格要求的设备.  不应使用学院信用卡购买额外设备, to maintain proper tracking, specification requirements, 和批准.

学院提供的设备将由学院负责维修. Equipment supplied by the 员工, 如果组织认为合适的话, will be maintained by the 员工. 宝博体育学院对员工拥有的设备的损坏或维修不承担任何责任. 宝博体育保留决定使用合适设备的权利, subject to change at any time. 学院提供的设备只作业务用途. 远程工作者必须在收到的所有宝博体育学院财产清单上签字，并同意采取适当措施保护物品不受损坏或盗窃.  经理将负责维护库存清单，并确保在弹性工作安排/远程工作协议结束或雇佣关系终止时, 学院所有财产归还学院, 除非另有安排.

E.     远程办公员工的差旅和费用

对供应品的要求应通过正常的宝博体育供应订单流程提出.  这将确保免征销售税和内部控制.   任何与业务相关的个人费用报销, 本政策中未禁止的, 只有在可以证明购买是必要的情况下才会提供吗, and solely for business purposes, 或者对个人vs. business usage is submitted.  任何此类报销要求应按照学院的业务费用报销政策提交.

由于员工的基本位置被定义为学院的校园位置之一, 从家到学校不允许有任何费用/里程.  所有与出差或培训相关的费用都不在学院内, 将遵循规定的国税局指导和业务费用报销政策，并将基于员工的基本园区所在地的里程.  如果出差不是工作需要，员工应自行承担出差费用.

F.   Security for TELEWORKING Employees

符合学院对在办公室工作的员工信息安全的期望, 远程工作的员工将被期望确保专有学院的保护, 员工, 学生信息可以从家庭办公室获取. 步骤包括使用上锁的文件柜和办公桌, regular password maintenance, 以及与工作和环境相适应的其他措施.  远程工作人员负责确保非员工无法访问学院数据, in either print or electronic form.  为了安全起见，所有不再需要的文件，以及学院保留政策中不要求保留的文件都应该被粉碎.

员工只能使用宝博体育颁发的计算设备来执行与宝博体育相关的工作.  不得使用个人设备或个人电子邮件地址从事任何与学院有关的工作.  在进行远程工作时，员工必须在开始工作之前登录VPN.

主管必须确保其员工遵守学院的可接受使用政策和行政数据管理和访问政策, 可参阅本政策的附加权限/参考部分.

G.   Safety for TELEWORKING Employees

员工应以安全的方式维护家庭工作空间，避免安全隐患. 宝博体育学院将为每位远程工作者提供一份安全清单，必须与正式的安排文件一起完成. 员工在家庭办公地点和与他或她的日常工作职责相结合的伤害通常包括在宝博体育学院的工人赔偿政策. 远程工作的员工有责任在切实可行的情况下尽快通知学院此类伤害. 员工对访客到他或她的家庭工作场所所造成的任何伤害负责.

H.    依赖护理

灵活的工作时间安排和远程工作并不是为了取代适当的家属照顾. 虽然个别员工的时间表可能会修改，以适应家属照顾的需要, 灵活工作安排/远程工作安排的重点必须保持在工作表现和满足业务需求上.

I.    Time and Attendance Requirements

由于有弹性工作安排或远程工作协议的员工大部分工作时间都在校园, 将提供校园空间(专用或共享).  员工可能会被要求参加某些校园会议和活动, as required by their position, 即使是在员工通常会灵活安排时间或远程办公的日子里.

不符合《宝博体育》(FLSA)加班要求的员工将被要求使用宝博体育学院的计时系统准确记录所有工作时间.  For these non-exempt 员工s, 每天和每个工作周超出预定工作时间的工作时间, 事先得到员工主管的批准. 未能遵守这一要求可能会导致立即终止弹性工作安排或远程工作协议.

另外, 未获《宝博体育》豁免的雇员, 当你的工作与学院的日常事务无关时，你是否应该退出宝博体育的计时系统. 记录与学院一般业务无关的工作时数被视为欺诈，并将受到最高达, 并包括, 终止.

有弹性工作安排或远程工作协议的所有员工和行政员工, either temporarily or permanently, 是否应该提交请假申请, 使用宝博体育学院的计时系统, 由于个人原因不能工作的任何小时或天, 假期, 员工生病, 或者在家工作时对基本职责的限制.

远程办公的员工必须确保自己穿着得体，才能在远程工作时参加任何虚拟会议.

J.    终止正式灵活工作安排或远程工作协议

At the conclusion of a formal, 长期灵活工作安排或远程工作协议(无论该协议是否已应员工要求终止或已被视为不再符合学院的最佳利益), 员工应提交一份“灵活工作安排/远程完成工作”表格，并由经理批准, divisional cabinet member, 通知发给人力资源部.  任何留在家里的设备必须在弹性工作安排/远程工作协议结束时归还学院.

修订日期

重大变化

(注:本单位内必须保留以前保单版本的电子副本, 部门, 或部门)

1/1/2021

6/1/2021

更新反映了概念上的变化，只允许员工40%的时间通过远程办公完成.  将弹性工作制和远程办公政策合并为一个整体政策.

新冠肺炎疫情关闭后，校园开始重新开放, 一些员工希望继续远程办公.  这些员工和他们的主管将被引导到这一政策的指导. 

Date of Draft Policy Review

6/10/2021

审查委员会/个人名称

批准日期

6/10/2021

评论:Fetrow主席核可

日期拒绝

Click or tap to enter a date.

评论:

提交草案或需要进一步审查(提供意见，包括重新提交的计划)

Click or tap to enter a date.

评论: